JAK VYPISOVAT VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ A VEŘEJNÉ SOUTĚŽE

Publikoval dne 10. 12. 2008, 21:08 v kategorii Návody, Výběrová řízení (návody)

Vyhlašovatel se rozhoduje pro vypsání výběrového řízení či veřejné soutěže na základě potřeby vytvoření logotypu, značky, obalu, kampaně apod. Jeho motivací je získat kvalitní a originální dílo, které bude reprezentovat jeho firmu, produkt či vizi jeho podnikání. Za touto motivací by ale měla stát také důkladná znalost vlastních potřeb a finančních možností i respekt k práci oslovených soutěžících a k odborné erudici členů poroty.

Obecné zásady:

  • Podmínky musí být stanoveny předem, písemně a pro všechny účastníky stejně.
  • Nelze oslovovat další účastníky, pokud již soutěž probíhá. V případě, že vypisovatel není spokojen s úrovní předložených návrhů, musí soutěž ukončit bez vyhlášení vítěze a vypsat soutěž novou, nebo realizovat projekt přímým oslovením dodavatele. Tento postup lze však realizovat až po uvědomění všech zúčastněných a vypořádání závazků plynoucích z původního výběrového řízení.
  • V průběhu soutěže nelze měnit její podmínky.
  • U výběrových řízení a veřejných soutěží nelze stanovit odměnu na základě subjektivního kritéria libí/nelíbí. Odměna je fixně stanovena pro všechny oslovené, pokud splní podmínky účasti. Jedná se o termín, rozsah, formu předložené nabídky apod.
  • Vypisovatel by měl informovat o počtu oslovených účastníků (jde o motivaci a důležitý faktor při rozhodování, zda se zúčastnit).
  • Poskytnutí konkrétních informací o oslovených je na zvážení zadavatele.
  • Vypisovatel výběrového řízení musí písemně informovat všechny zúčastněné o výsledcích výběrového řízení (u veřejné soutěže lze vydat tiskovou zprávu o vítězi).
  • Oznámení výsledku výběrového řízení by mělo proběhnout v přiměřeném časovém horizontu 1–2 týdnů od prezentací (v opačném případě zavdává situace prostor ke spekulacím o korektnosti výběru).
  • Vypisovatel má právo trvat na splnění všech položek nabídky vítězného subjektu. Pokud dojde k následné změně rozsahu a zadání, je potřeba přistoupit ke změně smlouvy.
  • Účastníci by měli mít dostatečný čas na zpracování návrhů.
  • V zadání je nutné důkladně a přesně specifikovat požadavky a jejich priority.

Definice pojmů výběrové řízení, veřejná soutěž

Výběrové řízení

Jedná se o tzv. „vyzvanou soutěž“. Vyhlašovatel osloví daný počet předem vybraných účastníků soutěže a nastolí podmínky účasti a povinnosti všech stran. Oslovený subjekt se následně rozhodne, zda se za daných podmínek zúčastní, nebo ne. Proces se většinou odehrává ve dvou, maximálně třech kolech. V případě jednokolové soutěže je z předložených návrhů vybrán rovnou vítěz. U vícekolového řízení jsou stanoveni alespoň dva postupující. Může dojít k nastolení dodatečných požadavků a v dalším kole je pak stanoven vítěz. Pro všechna kola by měla být definována odměna za odvedenou práci, a to i pro nevítězné návrhy (tzv. skicovné – definice viz níže).

Veřejná soutěž

Neurčuje dopředu účastníky výběrového řízení, proto se pro první kolo nevypisuje skicovné. Důvodem je těžko odhadnutelný počet účastníků a zejména kvalita zaslaných návrhů. Soutěž probíhá většinou dvoukolově. Další kola už by však měla být honorována. Podmínky jsou opět stanoveny předem, a to pro všechny účastníky stejně. Veřejná soutěž je většinou vypisována státními organizacemi, místními samosprávami, obcemi, kraji, případně velkými firmami. Motivací k účasti je kromě finanční stránky věci i získání referenční a prestižní zakázky. Designéři se proto účastní, přestože v prvním kole neobdrží skicovné. Pro menší firmy je veřejná soutěž naprosto nevhodná.

Jak vypsat výběrové řízení či veřejnou soutěž?

Doporučení a tipy pro vyhlašovatele:

Při úvahách o vypsání výběrového řízení (dále VŘ), veřejné soutěže (dále VS) nebo přímého oslovení grafického designéra či studia je nutné si zodpovědně stanovit cíl a zvážit, zda je vypsání VŘ nebo VS odůvodněné. Rozhodnutím na sebe totiž vyhlašovatel bere zodpovědnost za korektnost řízení. S vypsáním soutěže souvisejí navíc další finanční a právní závazky. Kvalitní VŘ nebo VS má přinést vyhlašovateli větší spektrum pohledů na daný problém, a tím i možnost lepšího výsledku. Na druhé straně je tu riziko, že špatně, či nekorektně vypsané výběrové řízení nepřinese kýžený výsledek, a naopak může vyvolat negativní reakce zúčastněných firem, zbytečné spory apod. Je potřeba si uvědomit, že VŘ či VS jsou finančně a organizačně poměrně náročné. Z těchto všech důvodů je zodpovědný a poučený přístup hned od počátku jediným klíčem k úspěchu.

Argumenty pro výběrové řízení nebo veřejnou soutěž:

  1. Širší spektrum pohledů na daný problém.
  2. Pro klienta se otevírá možnost svým požadavkům lépe porozumět a vybrat optimální řešení.
  3. Při uvážlivém výběru oslovených účastníků se zvyšuje pravděpodobnost kvalitního výsledku.

Argumenty proti výběrovému řízení nebo veřejné soutěži:*

  1. Vyšší finanční nároky na vyhlašovatele.
  2. Organizační a časová náročnost.
  3. Složitější právní vypořádání se všemi účastníky.

*U veřejné soutěže radikálně roste organizační, právní a finanční náročnost projektu.

Argumenty pro přímé oslovení designéra či grafického studia:

  1. Rychlejší průběh celého projektu.
  2. Menší finanční a organizační náročnost.
  3. Při uvážlivém výběru může být výsledek stejně kvalitní jako u výběrového řízení.

Argumenty proti přímému oslovení designéra či grafického studia

  1. Větší riziko špatného výběru a krachu projektu na osobní i profesní rovině.
  2. Riziko problémů v případě předem nedostatečně nebo špatně definovaných podmínek.

Rady pro první úvahy:

  • Zvažte finanční prostředky, které můžete do výsledku investovat. (Výběrové řízení je dražší než přímé oslovení dodavatele, při správně zvoleném postupu by však mělo přinést větší jistotu kvalitního výsledku.)
  • Z tohoto předpokladu odvoďte požadavky na rozsah předkládaných nabídek v jednotlivých ko­lech a počet oslovených.
  • Přesně a kvalitně koncipujte zadání výběrového řízení. Soutěžící by měli mít všechny potřebné informace k přípravě návrhů.
  • Velice důležité je složení poroty, ta bude mít dosti značný vliv na výsledek. Složení by mělo být vyvážené a mezi porotci by kromě zástupce zadavatele měl být alespoň jeden odborník na grafický design. Názory odborné poroty by měly být respektovány. V úvahách je třeba zohlednit výši odměny pro porotce. Renomovaný odborník může být motivovaný prestiží takovéto akce nebo zájmem o projekt. Finanční odměna ale může hrát také důležitou roli.
  • Zvažte předem systém hodnocení. Mezi řadou možností zvolte to nejvhodnější pro Vámi realizované výběrové řízení (složení a velikost poroty). Mezi možnostmi připadají do úvahy například „papírková“ metoda (neveřejná), veřejné hlasování apod.
  • Vypsání VŘ nebo VS by mělo proběhnout v součinnosti s právníkem.
  • Připravujete-li výběrové řízení, pečlivě vybírejte oslovené, jde vlastně o nulté kolo soutěže, kterým do značné míry ovlivníte úroveň návrhů i cen.

Součástí zadání a oslovujícího dopisu by měly od počátku být:

  • Podmínky a kritéria hodnocení (včetně termínů, cen a požadavků)
  • Členové výběrové komise
  • Čas, který mají oslovené subjekty vyhrazený pro prezentaci svého díla (všechny subjekty by měly dostat stejný čas)
  • Postup plnění závazků všech zúčastněných stran
  • Kontaktní osoba koordinující průběh
  • Stanovení priorit zadavatele
  • Specifikace čeho chce zadavatel dosáhnout a co od díla očekává

Definice pojmu skicovné (odměna za grafický návrh)

Skicovné je předem stanovená odměna účastníkům výběrových řízení a veřejných soutěží. Odměna hradí alespoň částečně cenu duševní práce a přímé náklady účastníků. Je zejména projevem úcty vyhlašovatele k práci účastníků a důkazem seriózního přístupu k výběrovému řízení či veřejné soutěži. Účastnící se díky skicovnému mohou úkolu věnovat zodpovědněji a investovat do něj více času či dalších prostředků k dosažení nejlepšího výsledku.

Další výklad: Náhrada firmám, které se zúčastnily výběrového řízení, předložily vizi či projekt, ale nebyly vybrány.

Další zřídka užívaní synonyma: přednávrh, črtné

Dokumenty ke stažení (aktualizováno 13. 5. 2010)

Šablona pro vypsání veřejné soutěže.RTF

Šablona pro vypsání výběrového řízení.RTF

Líbí se Vám tento článek? Doporučte jej ostatním.

Komentáře (2)

1. Radek Veselý, 29. 11. 2010, 14:12

Tohle jsem potřeboval.
Děkuju

r

2. Jakub Kastner, 9. 3. 2015, 15:24

Děkuji za informace, velmi to pomůže zorientovat se a zachovat dekorum v komunikaci s grafiky pro nás neostřílené…

Podrobnosti

Vložit komentář






Zobrazit KLASICKOU verzi