JAK VYPISOVAT VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ A VEŘEJNÉ SOUTĚŽE

Publikoval Jiří Toman dne 10. 12. 2008, 21:08 v kategorii Návody, Výběrová řízení (návody)

Vyhlašovatel se rozhoduje pro vypsání výběrového řízení či veřejné soutěže na základě potřeby vytvoření logotypu, značky, obalu, kampaně apod. Jeho motivací je získat kvalitní a originální dílo, které bude reprezentovat jeho firmu, produkt či vizi jeho podnikání. Za touto motivací by ale měla stát také důkladná znalost vlastních potřeb a finančních možností i respekt k práci oslovených soutěžících a k odborné erudici členů poroty.

Obecné zásady:

• Podmínky musí být stanoveny předem, písemně a pro všechny účastníky stejně.
• Nelze oslovovat další účastníky, pokud již soutěž probíhá. V případě, že vypisovatel není spokojen s úrovní předložených návrhů, musí soutěž ukončit bez vyhlášení vítěze a vypsat soutěž novou, nebo realizovat projekt přímým oslovením dodavatele. Tento postup lze však realizovat až po uvědomění všech zúčastněných a vypořádání závazků plynoucích z původního výběrového řízení.
• V průběhu soutěže nelze měnit její podmínky.
• U výběrových řízení a veřejných soutěží nelze stanovit odměnu na základě subjektivního kritéria libí/nelíbí. Odměna je fixně stanovena pro všechny oslovené, pokud splní podmínky účasti. Jedná se o termín, rozsah, formu předložené nabídky apod.
• Vypisovatel by měl informovat o počtu oslovených účastníků (jde o motivaci a důležitý faktor při rozhodování, zda se zúčastnit).
• Poskytnutí konkrétních informací o oslovených je na zvážení zadavatele.
• Vypisovatel výběrového řízení musí písemně informovat všechny zúčastněné o výsledcích výběrového řízení (u veřejné soutěže lze vydat tiskovou zprávu o vítězi).
• Oznámení výsledku výběrového řízení by mělo proběhnout v přiměřeném časovém horizontu 1–2 týdnů od prezentací (v opačném případě zavdává situace prostor ke spekulacím o korektnosti výběru).
• Vypisovatel má právo trvat na splnění všech položek nabídky vítězného subjektu. Pokud dojde k následné změně rozsahu a zadání, je potřeba přistoupit ke změně smlouvy.
• Účastníci by měli mít dostatečný čas na zpracování návrhů.
• V zadání je nutné důkladně a přesně specifikovat požadavky a jejich priority.

Definice pojmů výběrové řízení, veřejná soutěž

Výběrové řízení

Jedná se o tzv. „vyzvanou soutěž“. Vyhlašovatel osloví daný počet předem vybraných účastníků soutěže a nastolí podmínky účasti a povinnosti všech stran. Oslovený subjekt se následně rozhodne, zda se za daných podmínek zúčastní, nebo ne. Proces se většinou odehrává ve dvou, maximálně třech kolech. V případě jednokolové soutěže je z předložených návrhů vybrán rovnou vítěz. U vícekolového řízení jsou stanoveni alespoň dva postupující. Může dojít k nastolení dodatečných požadavků a v dalším kole je pak stanoven vítěz. Pro všechna kola by měla být definována odměna za odvedenou práci, a to i pro nevítězné návrhy (tzv. skicovné – definice viz níže).

Veřejná soutěž

Neurčuje dopředu účastníky výběrového řízení, proto se pro první kolo nevypisuje skicovné. Důvodem je těžko odhadnutelný počet účastníků a zejména kvalita zaslaných návrhů. Soutěž probíhá většinou dvoukolově. Další kola už by však měla být honorována. Podmínky jsou opět stanoveny předem, a to pro všechny účastníky stejně. Veřejná soutěž je většinou vypisována státními organizacemi, místními samosprávami, obcemi, kraji, případně velkými firmami. Motivací k účasti je kromě finanční stránky věci i získání referenční a prestižní zakázky. Designéři se proto účastní, přestože v prvním kole neobdrží skicovné. Pro menší firmy je veřejná soutěž naprosto nevhodná.

Jak vypsat výběrové řízení či veřejnou soutěž?

Doporučení a tipy pro vyhlašovatele:

Při úvahách o vypsání výběrového řízení (dále VŘ), veřejné soutěže (dále VS) nebo přímého oslovení grafického designéra či studia je nutné si zodpovědně stanovit cíl a zvážit, zda je vypsání VŘ nebo VS odůvodněné. Rozhodnutím na sebe totiž vyhlašovatel bere zodpovědnost za korektnost řízení. S vypsáním soutěže souvisejí navíc další finanční a právní závazky. Kvalitní VŘ nebo VS má přinést vyhlašovateli větší spektrum pohledů na daný problém, a tím i možnost lepšího výsledku. Na druhé straně je tu riziko, že špatně, či nekorektně vypsané výběrové řízení nepřinese kýžený výsledek, a naopak může vyvolat negativní reakce zúčastněných firem, zbytečné spory apod. Je potřeba si uvědomit, že VŘ či VS jsou finančně a organizačně poměrně náročné. Z těchto všech důvodů je zodpovědný a poučený přístup hned od počátku jediným klíčem k úspěchu.

Argumenty pro výběrové řízení nebo veřejnou soutěž:

1. Širší spektrum pohledů na daný problém.
2. Pro klienta se otevírá možnost svým požadavkům lépe porozumět a vybrat optimální řešení.
3. Při uvážlivém výběru oslovených účastníků se zvyšuje pravděpodobnost kvalitního výsledku.

Argumenty proti výběrovému řízení nebo veřejné soutěži:*

1. Vyšší finanční nároky na vyhlašovatele.
2. Organizační a časová náročnost.
3. Složitější právní vypořádání se všemi účastníky.

*U veřejné soutěže radikálně roste organizační, právní a finanční náročnost projektu.

Argumenty pro přímé oslovení designéra či grafického studia:

1. Rychlejší průběh celého projektu.
2. Menší finanční a organizační náročnost.
3. Při uvážlivém výběru může být výsledek stejně kvalitní jako u výběrového řízení.

Argumenty proti přímému oslovení designéra či grafického studia

1. Větší riziko špatného výběru a krachu projektu na osobní i profesní rovině.
2. Riziko problémů v případě předem nedostatečně nebo špatně definovaných podmínek.

Rady pro první úvahy:

• Zvažte finanční prostředky, které můžete do výsledku investovat. (Výběrové řízení je dražší než přímé oslovení dodavatele, při správně zvoleném postupu by však mělo přinést větší jistotu kvalitního výsledku.)
• Z tohoto předpokladu odvoďte požadavky na rozsah předkládaných nabídek v jednotlivých ko­lech a počet oslovených.
• Přesně a kvalitně koncipujte zadání výběrového řízení. Soutěžící by měli mít všechny potřebné informace k přípravě návrhů.
• Velice důležité je složení poroty, ta bude mít dosti značný vliv na výsledek. Složení by mělo být vyvážené a mezi porotci by kromě zástupce zadavatele měl být alespoň jeden odborník na grafický design. Názory odborné poroty by měly být respektovány. V úvahách je třeba zohlednit výši odměny pro porotce. Renomovaný odborník může být motivovaný prestiží takovéto akce nebo zájmem o projekt. Finanční odměna ale může hrát také důležitou roli.
• Zvažte předem systém hodnocení. Mezi řadou možností zvolte to nejvhodnější pro Vámi realizované výběrové řízení (složení a velikost poroty). Mezi možnostmi připadají do úvahy například „papírková“ metoda (neveřejná), veřejné hlasování apod.
• Vypsání VŘ nebo VS by mělo proběhnout v součinnosti s právníkem.
• Připravujete-li výběrové řízení, pečlivě vybírejte oslovené, jde vlastně o nulté kolo soutěže, kterým do značné míry ovlivníte úroveň návrhů i cen.

Součástí zadání a oslovujícího dopisu by měly od počátku být:

• Podmínky a kritéria hodnocení (včetně termínů, cen a požadavků)
• Členové výběrové komise
• Čas, který mají oslovené subjekty vyhrazený pro prezentaci svého díla (všechny subjekty by měly dostat stejný čas)
• Postup plnění závazků všech zúčastněných stran
• Kontaktní osoba koordinující průběh
• Stanovení priorit zadavatele
• Specifikace čeho chce zadavatel dosáhnout a co od díla očekává

Definice pojmu skicovné (odměna za grafický návrh)

Skicovné je předem stanovená odměna účastníkům výběrových řízení a veřejných soutěží. Odměna hradí alespoň částečně cenu duševní práce a přímé náklady účastníků. Je zejména projevem úcty vyhlašovatele k práci účastníků a důkazem seriózního přístupu k výběrovému řízení či veřejné soutěži. Účastnící se díky skicovnému mohou úkolu věnovat zodpovědněji a investovat do něj více času či dalších prostředků k dosažení nejlepšího výsledku.

Další výklad: Náhrada firmám, které se zúčastnily výběrového řízení, předložily vizi či projekt, ale nebyly vybrány.

Další zřídka užívaní synonyma: přednávrh, črtné

Dokumenty ke stažení (aktualizováno 13. 5. 2010)

Šablona pro vypsání veřejné soutěže.RTF

Šablona pro vypsání výběrového řízení.RTF