JAK PŘIPRAVIT ČASOVÝ HARMONOGRAM

Publikoval Jan Šabach dne 21. 11. 2008, 21:02 v kategorii Návody, Zakázka a její náležitosti

Možná to bude znít jako samozřejmost, ale řadě problémů při práci na zakázce se dá předejít, když se již na začátku domluvíme s klientem na několika základních věcech. Jednou z nich je časový harmonogram. Schválením a dodržováním časového harmonogramu se zbavíte šibeničních termínů, které nepříznivě ovlivňují jak kvalitu práce studia, tak vztah mezi klientem a grafikem.

Grafici často význam takového rozvrhu podcení, nebo jej z úvodních jednání úplně vynechají. Je to zbytečné, protože tak mohou již od začátku kontrolovat průběh každé zakázky — jak té hodně výdělečné (a kdo by si chtěl takového klienta rozhněvat?), tak té malé, pro přátele nebo menší klienty. V obou případech vás bude protější strana vnímat jako profesionála, který si je schopný stanovit harmonogram i dodržovat všechny dohodnuté termíny. To by samozřejmě mělo platit i pro klienta, a pokud právě ten nedodrží dohodnutý harmonogram, měl by již dopředu vědět, jaké následky z toho poplynou.

Jak rozvrhnout harmonogram

Při přípravě časového harmonogramu zakázky musíme brát v úvahu dvě věci: jednak kolik skutečného času nám práce na zakázce zabere, jednak zařazení nové zakázky do proudu práce studia. Nová zakázka neznamená, že přestaneme pracovat na ostatních. Zejména bychom si měli dát pozor na to, abychom se neocitli v bodě, kdy budeme mít uzávěrku hned několika zakázek blízko sebe. Každý klient si zaslouží, aby jeho zakázce studio věnovalo tolik času, kolik je potřeba ke kvalitnímu splnění jejích podmínek. Kolik času to skutečně je, záleží na schopnostech, zkušenostech a někdy i velikosti studia. Totéž platí pro klienta: zdržuje-li tempo zakázky pozdním dodáním podkladů, musí být jasné, že se toto zdržení může projevit na konečném datu dodání zakázky. Dejme klientovi předem vědět, že studio je vázáno dalšími závazky, které je nutné pro včasné dokončení zakázky dodržet (dohodnutý termín v tiskárně, zamluvený fotograf apod.).

S kým jednat

Při přípravě harmonogramu musíme mít jistotu, že osoba, která klienta zastupuje, má rozhodovací pravomoci. Iniciativní příslušník nižšího managementu bez jakýchkoli rozhodovacích pravomocí může celý projekt značně zkomplikovat. Nejlepší je samozřejmě jednat přímo s ředitelem nebo prezidentem společnosti. Čím dříve si klienti obecně uvědomí, že pro nejkvalitnější komunikaci mezi klientem a grafickým studiem je potřeba brát studio jako partnera vyššího managementu společnosti, tím lépe pro obě strany. Lidé na nejvyšších postech mají nejjasnější představu o tom, jaký obraz či poselství by jejich firma, výrobek nebo akce měla projektovat, a jsou proto často schopni to nejlépe formulovat. Lidé z nižších postů, kteří musí s každou otázkou za svým šéfem (a ten zase za svým), zakázku jen zdržují.

PŘÍKLAD NÁVRHU ČASOVÉHO HARMONOGRAMU

1. Kolo Seznam prací, jež studio provede
První prezentace klientovi: 18. 6. 2008
Poznámky a změny zpět grafikovi: 25. 6. 2008

2. Kolo Seznam prací, jež studio provede
Druhá prezentace klientovi: 23. 7. 2008
Poznámky a změny zpět grafikovi: 30. 7. 2008

3. Kolo Seznam prací, jež studio provede
Třetí prezentace klientovi: 20. 8. 2008
Poznámky a změny zpět grafikovi: 27. 8. 2008

Závěrečná prezentace: 25. 9. 2008
Tisk: 1. 9.–5. 9. 2008
Doručení zakázky: 7. 9. 2008

Klient má nárok na dohodnutý počet kol změn. Jakékoli další změny budou účtovány jako nadnáklady. (Kolik kol změn a kolikanásobně dražší budou pozdější úpravy, to se u různých studií a zakázek liší.)

Do harmonogramu by měly být započítány také všechny klientovy závazky (doručené podkladů, korektury atd.).